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トラベルワーク制度を導入しよう!社内制度の導入準備から社長受領までの流れ

時代に合わせた社内規則をつくることは、今を生き抜く会社組織に課せられた義務と言えます。「リモート出社は当たり前!」「家賃だけでいいの?勉強代も出すよ?」「子供が生まれたらお父さんもお母さんも休んでね!なんならベビーシッターもつけようか?」と、働く側が甘やかされすぎているような気もします(とてもいい時代だと思います)。

旧態依然とした会社のルールはそれはそれで味があるのでは?と思ってしまうこともあるのですが、世間の流れに従うのなら、より自由になるためにより責任が個々に向いていくルールが必要なのでしょう。

さて、突然ですが、今回はそんな「働き方」をアップデートすることを会社の使命に掲げている弊社「アステル」が実際にトラベルワーク制度を社内で正式導入するまでの流れをご紹介します。

新しい仕組みを会社に導入したいけど、どのように企画を立てれば良いかわからない方、どのように上司を説得すれば良いかわからない方、この記事が何かヒントになればと思います。

新たに導入したい社内制度の要件をまとめよう

新たな社内ルールをつくるなら、「要件」が必要になります。たとえ、どんなに小さな組織でも、ルールを作成するなら相手を説得できる「資料」を用意しましょう。今回はまず以下のように最初の段階で要件をまとめました。

※前提として弊社では「トラベルワーク」をこのように定義づけています。ご参照ください。

トラベルワーク制度草案

①導入背景と目的
「働き方をアップデートする会社」として、新しい仕事のスタイルを素早く積極的に取り入れ、検証し、ブラッシュアップしていくべき。「働く時間と場所に囚われない生き方」をアステル社員が体現していくことで、新しい仕事の形「トラベルワーク」をより多くの人に認知してもらいたい。

②期待する効果
・楽しい、ストレス軽減
・社員がトラベルワークを実践することで、会社の目指すべき方向を自身の体験を元に見直すことができる
・社内メディアのコンテンツ増加
・自社ツール(travelworker)へのフィードバック増加

③トラベルワーク制度概要
■月に何度でも何日でも国内外問わず、好きな場所で働いて良いという前提がある上で
■月に50,000円までは経費精算可能
※使用しなかった場合、翌月以降に持ち越せるのは10,000円、1円でも使用した場合は持ち越し不可。
※1月に使用しなかった場合、2月に60,000円使用可能、繰り越せるのは最大で10,000円まで
■入社後半年の間は半額、繰越不可
■10,000円使う毎に記事を1本執筆する
※50,000円使ったら5本執筆

社内制度のブラッシュアップ方法

上記のように草案を作った後に、より実現角度を上げるために今回は次のような作業を行いました。気軽に相談できる社労士さんなどがいるとより精度を上げることも出来そうですが、今回は社内でなるべく簡単に完結できる方法で進めていきます。
とここで調べていて気づいたんですが、通常、この”社内提案”にはもうひとつ前段階があるようです。
それは、”社内提案ができる空気づくりをする”というフェーズ。

規模が大きくなればなるほど、この課題は大きな問題となるので、言いたいことをみんなが言える環境作りも重要ですよね。多くの書籍や記事がこの空気作りに言及していますが、こちらまたの機会に。今回は、社内制度がスムーズに提案できる環境が整っているという前提で下記のように進めて行きます。

他社の社内制度を確認しよう

ブラッシュアップには他社の社内制度を研究することが一番有効なインプット方法でしょう。「リモートワーク 社内制度」「働き方 社内制度 公開」等の検索ワードを活用しても良いですし、ニュースリリースを出している企業も多いので、参考にしてみてください。今回は5社、参考になりそうな企業の取り組みをピックアップしてみました。

①ヤフー株式会社「どこでもオフィス」

ヤフーでは、2014年にオフィス以外の好きな場所で働ける「どこでもオフィス」というリモートワークの制度を設けました。また、新型コロナウイルスの感染が拡大する中、2020年2月より段階的に、月5回を上限としていたリモートワークの制限を解除し原則在宅勤務の導入、および社内外における会議や採用活動、社内研修などの全てをオンラインで実施するなど、従業員や関係者の安全を最優先とする取り組みを行ってきました。その結果、現在でも95%の従業員が在宅勤務で業務に従事(※1)するとともに、92.6%の従業員がリモート環境でもパフォーマンスへの影響がなかった、もしくは向上した、と回答しています。以下略——–

<概要>
(1)リモートワーク(※2)の回数制限を解除(※3)
(2)フレックスタイム勤務のコアタイムを廃止(※3)
(3)最大月7,000円の補助(どこでもオフィス手当4,000円+通信費補助3,000円)(※4)
(4)通勤定期券代の支給停止(通勤交通費は実費支給)
(5)副業人材の募集(ヤフー以外で本業に従事する方の受け入れ)

<対象>
全国の正社員、契約社員、嘱託社員 全7,104名
※2:働く場所は自宅の他にも個人の創造性が発揮される場所とし、制限は設けません
※3:(1)(2)については、担当業務により一部社員が対象外となります
※4:従来の通信費補助に新たな補助を足した合計

引用:ヤフー、“無制限リモートワーク”で新しい働き方へ

ヤフー株式会社はコロナ以降、以前にも増してこの働き方の多様化に向けてトライ&エラーを繰り返しています。中でも、概要内の「(1)リモートワーク(※2)の回数制限を解除(※3)」「(2)フレックスタイム勤務のコアタイムを廃止(※3)」「(4)通勤定期券代の支給停止(通勤交通費は実費支給)」という3点は今回の弊社の取り組みにも重なる部分が多く、注意事項まで含めて非常に参考になります。

特に概要のこの部分、『※2:働く場所は自宅の他にも個人の創造性が発揮される場所とし、制限は設けません』。弊社におけるトラベルワークの概念と共通する部分が多く、素晴らしいと思う一方で、現場のことを考えると『※3:(1)(2)については、担当業務により一部社員が対象外となります』の部分がどのように運用されているかがとても大事な部分だなと感じます。

②ワヴデザイン株式会社「30日連続休暇制度」

旅行に行ってもいい
語学留学をしてもいい
習い事をしてもいい
趣味に費やしてもいい
希望であれば、他の企業で働くこともできます。

引用: ワヴデザイン株式会社

いい社内制度ですね。キャッチーでわかりやすくて、素晴らしいです。期間を限定しているため、弊社の取り組みとは方向性が違いますが、自由な働き方という意味では先進的な取り組みをしているのが「ワヴデザイン株式会社」です。1ヶ月の休暇をまとめてとるということは、すなわち、案件をその期間担当しないということ。デザイン会社であれば納期を調整し、プロジェクトが何もないタイミングを狙うことで実現が可能なのかもしれません。ただ社員26名、業務委託10名(2022年3月現在)とのことなので、引き継ぎの際の労力や、復帰の際にどう業務をキャッチアップするのかといった課題がありそうです。現実的には全くのお休みというよりは、アイドリングストップしておき、常にメールや電話のやり取りは発生しているようなイメージでしょうか。

③「どに〜ちょ」&「イエーイ」

・イエーイ
自宅で集中して業務を進める方が生産性や効率を上げられる場合に、1日単位で自宅勤務を選択できる制度。

・どにーちょ
休日の静かな環境で業務を行う方が生産性や効率を上げられる場合に、平日と休日の勤務日を入れ替えられる制度。

引用:Sansan

こちらは名刺管理でおなじみの「Sansan株式会社」から2つほど、参考になる制度をピックアップしてきました。どちらも相当にキャッチーなネーミングなところにこだわりを感じます。ヤフー株式会社とは違い、例外的な対応を取るのではなく、ある程度レギュレーションを設けて、その中で「自由」に働き方をカスタマイズする方法です。こちらの方が総務的な立場から考えると、業務オペレーションとしてはやりやすいと言えそうです。1日単位の申請であれば、会社側も従業員の稼働を把握できますし、休日と平日を入れ替えるというシステムも自由な働き方を体系的に落とし込む際には非常に有効だと感じました。
ただ、当然これを管理するシステムが常にアクティブであることが重要なため、システム自体が形骸化してしまう可能性も大いにありそうです。

④SOFTBANK「サテライトオフィス」

関東圏内の事業所5拠点、全国33拠点のWeWorkその他全国約250カ所のオフィスをサテライトオフィスとして全社員に開放。在宅勤務の代替としての利用や営業部門の社員が外出先で近隣のサテライトオフィスを活用するなど、移動時間を短縮する効率的な働き方を推進しています。

引用: SOFTBANK スマートワークスタイルの推進

株式会社SOFTBANKほどの規模感であれば、規則だけで括るという話ではなく、箱をたくさん作って、その箱の中で自由に働いてもらうという手段も可能。こうすることで、”社員の自由”と”会社側の管理”という2つの要素を融合し、折り合いをつけることに成功しているように思えます。
この手法は、小さな規模の会社では自前のオフィスを複数用意するという点で現実的ではないため、そのまま流用は難しいでしょう。

⑤SmartHR「テレワークに関わる補助金」

特徴的なのは、グループによって制度をわけたことです。
プロダクトサイドはこのタイミングで今後もオフィス出社指定をしない、つまり「フルリモートOK」を決断しました。これにより、東京オフィス通勤圏外の場所への居住もOKとなります。

ビジネスサイド・コーポレートサイドは2022年3月まで(今)は出社指定することはなし、でも2022年4月以降(未来)はまだわからず、「週X日は出社」といった指定をするかもしれませんよ」という余地を残したものとしました。

引用:【追記あり】暫定対応からの卒業!SmartHR社の新しい働き方を発表します。(2021年7月〜)

株式会社SmartHRは、とても現実的な落とし所を、1年間の暫定規則の期間内の経験を元に公表してくれています。グループ(職種)によっての制度分けは弊社でも検討の余地がありそうです。


コアタイムは正式に「なし」となりました。コアタイムの有無による業務成果や勤怠等の影響は見られませんでした。
フレックスタイム制における選択できる就業時間帯 = フレキシブルタイムですが、朝の時間を拡大し6:00〜としました。育児等によって朝の時間帯に業務を進捗させたいという要望にお応えしました。コアタイムもなしとなったため勤務時間の選択肢が増えましたが、長時間労働になったり、前日の終業時間からのインターバルが短い日が続くようなことがないよう、くれぐれも体調管理にはお気をつけいただければと思います。

引用:【追記あり】暫定対応からの卒業!SmartHR社の新しい働き方を発表します。(2021年7月〜)

また、コアタイムとフレックスタイムの考え方においても、非常に参考になりました。コアタイム無し、フレックスタイムを6:00〜22:00とするというのは弊社においても導入が望ましいのではないかと考えます。

[ワーケーション(勤務場所変更)]
・オフィス、自宅以外(国内のみ)で勤務する場合は、VP以上の承認を受ければOK
・申請単位は1ヶ月毎
・承認が取れれば連続利用OK
・本人が外国籍(帰化した人含む)に伴う実家帰省など海外勤務については個別判断

新しい取り組みのため、実際に運用をしながら課題を探ったり、解決策を講じることをしていきたいと思います。(ビジネス・コーポレートサイドが2022年4月以降、「週X日出社」となった場合は、出社指定を免除できるといった制度を検討します。)

引用:【追記あり】暫定対応からの卒業!SmartHR社の新しい働き方を発表します。(2021年7月〜)

また、ワーケーションに関しては、社内での承認制を設けてはいるものの、かなり自由なルールであることが印象的です。ワーケーションを”国内のみ”としている点は弊社では改善の余地がありそうですが、多くの部分で参考になります。

社内制度の要件を見直そう

他社事例を参考にしながら、再度要件を見直していきましょう。
今回、見直しの際のポイントとなったのは、以下の点です。

■定着しやすいキャッチーな名前であること
■運用までのイメージがしやすい現実的な規則であること
■例外を認めつつ、業務に必要なコミュニケーションを維持できること

導入背景と目的の見直し

①導入背景と目的
「働き方をアップデートする会社」として、新しい仕事のスタイルを素早く積極的に取り入れ、検証し、ブラッシュアップしていくべき。「働く時間と場所に囚われない生き方」をアステル社員が体現していくことで、新しい仕事の形「トラベルワーク」をより多くの人に認知してもらいたい。

①導入背景と目的
「働き方をアップデートする会社」として、新しい仕事のスタイルを素早く積極的に取り入れ、検証し、より現実的に実行可能で生産性の高いものにブラッシュアップしていくべき。「働く時間と場所に囚われない生き方」をアステル社員が体現していくことで、新しい仕事の形「トラベルワーク」をより多くの人に認知してもらうことを目的とする。

期待する効果の見直し

②期待する効果
・楽しい、ストレス軽減
・社員がトラベルワークを実践することで、会社の目指すべき方向を自身の体験を元に見直すことができる
・社内メディアのコンテンツ増加
・自社ツール(travelworker)へのフィードバック増加

②期待する効果
・それぞれが働きやすい環境をカスタマイズすることができるようになる
・自由度を上げることによる、生産性向上とストレス軽減
・社員がトラベルワークを実践することで、会社の目指すべき方向を自身の体験を元に見直すことができる
・社内メディアのコンテンツ増加
・自社ツール(travelworker)への精度の高いフィードバックが実現できる

概要と予算の見直し

③トラベルワーク制度概要
・月に何度でも何日でも国内外問わず、好きな場所で働いて良いという前提がある上で
・月に50,000円までは経費精算可能
※使用しなかった場合、翌月以降に持ち越せるのは10,000円、1円でも使用した場合は持ち越し不可。
※1月に使用しなかった場合、2月に60,000円使用可能、繰り越せるのは最大で10,000円まで
・入社後半年の間は半額、繰越不可
・10,000円使う毎に記事を1本執筆する
※50,000円使ったら5本執筆

③トラベルワーク制度概要
<社内規定(コアタイム)>
月・水・金曜日の12:00~17:00をコアタイムとし、下記いずれかのオフィスでの勤務。
(渋谷本社/埼玉支社/広島支社/その他契約ワークスペース)
※海外滞在中は個別相談
or
コアタイム制度無し

<社内規定(フレックスタイム)>
6:00〜22:00までの間でのフレックスタイム制度とする。

<トラベルワーク制度>
・オフィス、自宅以外で勤務する場合には、社長の承認を受ければOK
・申請単位は1ヶ月毎
※申請後のイレギュラーな対応は個別に出社管理ライングループで連絡
・月に最大30,000円まではトラベルワークに関わる経費を精算可能
※経費に該当するもの:交通費、宿泊費、場所代、飲食代など
※使用しなかった場合は持ち越し不可。
・10,000円使う毎にトラベルワーク記事を1本執筆

社長からのフィードバック

以下、訂正したものを提出して、戻ってきたフィードバックです。

・社内の他のメンバーはこの提案をどのように考えているのかデータがみたいです。

・社内メディアの記事を書くとありますが、「ワーキングスポットの紹介」「行った先でのグルメ紹介」ですと、日記(ブログ)レベルのコンテンツになってしまうのでは?と懸念しています(それも必要なコンテンツなのかもしれませんが)。どのような企画を想定しているのか知りたいです。

・「トラベルワーク」という言葉を使って、フリーランスや副業ワーカーのポジションチェンジを行なっていければと考えているアステルにとって、まずは自分たちがトラベルワークしなくてはいけないというのはアグリーなので、是非導入を進めましょう。個人の利用のみならず、チームでの利用も効果的なのでは?と思いました。
ex:)クオーター戦略会議、チームマネジメント合宿など
現在オフィスで実施されている定例も、トラベルワークをすることで、事前準備に時間をかけて、より真剣度が増すのではと思います。

・アステルと契約をしている地方在住のトラベルワーカーとface to faceで交流をするのも良いかもしれません。ただ場所を変えて仕事をするだけではワーケーションとの違いがわからなくなりそうですので、やはり行った先でしかできない仕事がある。あるいは仕事を作ることは必須かもしれません。

社員からのフィードバック

上記の社長の意見を元に、メンバーにもフィードバックを求めました。
以下、戻ってきたフィードバックです。

<社内規定(コアタイム)>

→コアタイムを決めた場合、トラベルワークはいつ行うのか?

→Bが良いと思うが、顔合わせという意味であれば何か一つぐらい決めても良いのかもしれない(月水金のどこかで渋谷に12~17時居ましょう、程度)

→B希望。Aだと「働く時間と場所に囚われない生き方」に反しているような気がするので。

→B:コアタイム制度無しが良いと思います。家事・育児をする場合は12:00~17:00の勤務が難しいため。

<トラベルワーク制度>

→経費を使って執筆する記事は、「事前に企画を提出し承認をもらってからトラベルワークに行く」という流れにしておいた方が、より充実した記事が出来上がりそうだなと思いました(経費3万円フルで使うとなると3本ですが、行き当たりばったりでひとつひとつの内容が薄くなってしまっては残念)。

→帰省でトラベルワークはどのような扱いですか?

■【10,000円使う毎にトラベルワーク記事を1本執筆】

→3万円で旅行に行った場合は同じ場所で3本執筆するということでしょうか?トラベル1回につき記事1本作成、または3(ここの数はなんでもいいのですが)企画作って承認されたものを執筆とか?お金ではなくトラベル単位がいいのかなと思います。

■【オフィス、自宅以外で勤務する場合には、社長の承認を受ければOK】

→「オフィス、自宅、コワーキングスペース以外で勤務する場合には、社長の承認を受ければOK」に変更希望。

→承認はどのように行うのか?

■【使用しなかった場合は持ち越し不可】

→現実的には難しいと思うのですが、3ヶ月位まで持ち越せると海外にも行けそうで夢がひろがる。

トラベルワーク制度完成、導入へ

上記のフィードバックを元に、社内からの意見などを吸収して最終的には下記のような形で運用がスタートされることとなりました。社内制度は常に見直しが必要なため、事前に1年毎の見直しを行う旨なども定めておけると良いでしょう。ぜひ自分の理想とする「働き方」を実現するために社内制度の策定を行ってみてください。

トラベルワーク制度(ver.1.0)

①導入背景と目的
「働き方をアップデートする会社」として、新しい仕事のスタイルを素早く積極的に取り入れ、検証し、より現実的に実行可能で生産性の高いものにブラッシュアップしていくべき。
「働く時間と場所に囚われない生き方」をアステル社員が体現していくことで、新しい仕事の形「トラベルワーク」をより多くの人に認知してもらうことを目的とする。

②期待する効果
・それぞれが働きやすい環境をカスタマイズすることができるようになる
・自由度を上げることによる、生産性向上とストレス軽減
・社員が積極的にトラベルワークを実践することで、会社の目指すべき方向を自身の体験を元に見直すことができる
・トラベル先での新しいビジネスの創出
・社内メディアのコンテンツ増加
・自社ツール(travelworker)への精度の高いフィードバックが実現できる

③トラベルワーク制度と付随する社内規定

<社内規定(コアタイム)>
コアタイム制度無し
※月・水・金曜日の12:00~17:00を”コミュニケーションタイム”とし、いずれか(渋谷本社/埼玉支社/広島支社)のオフィスでの勤務を推奨する。

<社内規定(フレックスタイム)>
6:00〜22:00までの間でのフレックスタイム制度とする。

<トラベルワーク制度>
①オフィス、自宅、契約コワーキングスペース以外で勤務する場合や、トラベルワークを行う際には別途用意する出社管理シートに詳細を記載する。その際、執筆予定の記事の企画も一緒に提出する。

②申請単位は1ヶ月毎
※ex:)3月のスケジュールは2月末日までにシートに記入しておく

③当月の予定変更については、シート更新の上、上長と都度相談
※ex:)突然、朝から海で仕事したい時

④月に最大30,000円まではトラベルワークに関わる経費を精算可能
※経費に該当するもの:交通費、宿泊費、場所代、飲食代
※本人の実家等帰省に合わせたトラベルワークについては、個別判断
※使用しなかった場合は持ち越し不可
※10,000円経費申請する毎にトラベルワーク記事を1本執筆する
※社員複数人でのチーム利用も可能