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細かすぎ!Webライターのレギュレーション管理におすすめの方法

付箋が貼ってあるPC

「レギュレーションが細かくて、すべてを守りきれない」「いつもレギュレーション漏れが発覚してしまう」といった悩みを抱えるWebライターは少なくないはず。
内容が詰まったレギュレーションをすべて記憶するのは困難なため、レギュレーションを遵守するにはレギュレーション管理の工夫が必要になります。
この記事では、レギュレーションを守れずメディアをクビになりどん底まで落ち込んだ経験があるWebライターが、レギュレーションを徹底するために見出した管理方法と、便利なツールについてご紹介します。

レギュレーションが細かいクライアントの傾向

PCと手

クライアントの中には、レギュレーションだけで本1冊分くらいになるのでは……と思えるほど、細かいルールを設定している場合があります。
ガチガチに縛られたレギュレーションが苦手であれば、その手の案件は避けるのも手です。引き受けたあとに後悔しないよう、レギュレーションを細かく設定しているクライアントの傾向をあらかじめ掴んでおきましょう。

傾向1. Webライターを大量に抱えている

大人数のWebライターを雇っているクライアントは、レギュレーションを細かく設定しているケースが多いです。
多くのWebライターを抱えているメディアは、それだけ記事数も豊富。執筆のルールを細かく設定していないと記事品質を一定に保つのは難しく、修正や調整による編集部の負担が増えてしまいます。

傾向2. 美容・健康に関するメディア

経験上、美容や健康に関するメディアはレギュレーションが細かい傾向です。美容・健康関連は薬機法の関係上、表現のルールが厳しくなるためでしょう。

傾向3. 1日の記事更新数が多いメディア

記事数が多いメディアは執筆を担当するWebライターの数も多いため、必然的にレギュレーションも細かくなりやすいでしょう。契約を成立させる前に、当該メディアの1日の記事更新数をチェックしておくのがおすすめです。

これらの傾向はあくまで筆者の経験則になるため、当てはまるからと言って必ずしもレギュレーションが厳しいとは限りません。加えてレギュレーションの厳しさは「良い記事にしてほしいから」「より良いメディアを作りたいから」という、想いが形になったものです。
良い記事を作ること、良いメディアを作ることはWebライターの原点です。もしレギュレーション設定が細かいクライアントと仕事をする機会があれば、ルールを遵守し、求められるクオリティの記事に仕上げるよう努めましょう。

クライアントごとに変わるレギュレーションの管理方法

レギュレーションを守らなくてはならないのは理解していても、実際は細かいレギュレーションに頭を抱えてしまい、悩むWebライターも少なくないでしょう。
筆者もWebライターになりたての頃はレギュレーションを把握しきれず「レギュレーションを守っていない」という理由で、クビになりどん底まで落ち込んだ経験があります……。
そんな苦い経験から、どうすればレギュレーションを徹底できるのか試行錯誤した結果、次の流れがレギュレーション管理にはベストだという考えに至りました。
こちらもあくまで経験則ですが、悩めるWebライターの参考になれば幸いです。

まずは一通り目を通す

記事のチェックを行うイメージのイラスト

まずはレギュレーション内容をきっちり読み込みます。この「レギュレーションを端から端まで読むこと」が、ミスをなくす鍵です。レギュレーションの量によってはかなり時間がかかる場合もありますが、読み漏らさないように注意をしましょう。

普段から遵守している部分は省く

記事のチェックを行うイメージのイラスト

レギュレーションの中には「同じ文末が続かないようにする」「誤脱字はNG」など、基本的な内容まで記載されている場合があります。
普段から守っている執筆ルールがレギュレーションに記載されていたら、読み流しても大丈夫です。すべてのルールを覚え切るのは難しいため、意識しなくても守れそうな内容は、頭の片隅に置いておきましょう。

忘れてしまいそうな部分をピックアップ

記事のチェックを行うイメージのイラスト

レギュレーションの中で、意識しないと忘れてしまうような内容があればピックアップします。意識しないと忘れてしまうものとは、「他のクライアントのレギュレーションと混同しやすい内容」です。
たとえば「句点ごとに改行」「画像の上下は1行開ける」「URLを貼る際にはアンカータグを使用する」といったレギュレーションは、クライアントによって異なります。
他のクライアントのレギュレーションと混同しそうな部分は、まとめておきましょう。

ルールのカテゴリごとに分ける

レギュレーション内容を一読し、忘れてしまいそうな部分をピックアップしたら、まとめた内容をカテゴリごとに分けます。筆者の場合は、下記のようにカテゴリ分けをすることが多いです。

カテゴリ分けの図

チェックリストを作る

カテゴリごとに分けたレギュレーションは、エクセルを使ってチェックリストを作ります。

チェックリストの例

タイトルを作る前にチェックリストの「タイトル関連」のレギュレーションを確認、本文に入る前にもリストの該当する項目をチェック……と作業内容ごとにレギュレーションを見返し、完了後にリストの上から順に全体を再チェックします。
少し面倒ではありますが、チェックリストに沿って作業を開始し、終わりの確認をすることでレギュレーション漏れを減らせるようになりました。
余談ですが、デュアルディスプレイではない場合、チェックリストは紙やタブレットがおすすめです。エクセルやWordなどで作成をしても良いですが、それだと仕上がった記事とチェック表を1枚の画面に並べなくてはなりません。

moji-kaを使ったチェックの図

執筆をした画面が細長くなったり文字が小さくなったりすると、改行のミスや誤脱字に気づきにくくなります。
なるべく執筆画面とは別でチェックができるようにしましょう。

守れていなかったレギュレーションを目立たせる

チェックリストを使ったレギュレーション管理であれば、レギュレーション漏れもなくなります。しかしときには何らかの原因で、チェックを通過してしまったミスが出てくるかもしれません。
守れていないレギュレーションが発覚したら、チェックリストにおける当該の項目を目立たせるようにしましょう。紙で作成をしている場合は、蛍光ペンを使って塗りつぶすといった方法でもOKです

チェックリストの例

同じミスを何度も繰り返すと、クライアントの信用を失ってしまう危険性があります。工夫を取り入れて、再発を防ぎましょう。

クライアントのレギュレーション管理に便利なツール

チェックリストを使用したレギュレーション管理は、レギュレーション漏れが少なくなるためおすすめのやり方です。
しかし人によっては、チェックリストだけではいまいち不安だったり、作るのが面倒と思ったりすることもあるでしょう。特にNGワードが多いクライアントの場合は、チェックリストを作ったとしても一つひとつ確認をするのが困難です。
そこでここからは、チェックリストと併せて使うと便利なレギュレーション管理ツールについてご紹介します。

NGワード抽出に便利な「MOJI-KA」

moji-kaの画面

Webライターであれば入れておきたいツールがMOJI-KAです。MOJI-KAはNGワードが多いクライアント案件で役立ちます。
たとえば、クライアントのレギュレーションに「とても」「ベスト」などの誇張表現を避ける、といった指示があったとします。MOJI-KAに「とても」「ベスト」といった思い当たる誇張表現をNGワードとして入力すると、校正チェック時にレギュレーション違反をしている箇所をピックアップ。

ほかにも「カギカッコが繋がる際には読点を入れる(例:「〇〇」、「△△」)」と指示があった場合も『」「』をNGワードとして登録すれば、見落としを防げます。
このように文章入力に関するレギュレーション管理において、MOJI-KAは頼りになる存在です。基本の文章校正も行なってくれるため、初心者〜上級者すべてのWebライターにおすすめします。
一つひとつのNGワードを入力するのが手間な場合はCSVで一括入力も可能なため、活用してみてください。

マニュアル管理に付箋を使いたい人向け「スティッキーズ」

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マニュアルに大切なポイントを付箋に書いて、PCのモニターに貼り付けているWebライターもいるのではないでしょうか。
Macに搭載されているソフト「スティッキーズ」は、PC周りが付箋だらけのWebライターにおすすめの付箋アプリです。内容を入力したら、画面の端に常に表示させておけます。

デスク回りがすっきりする上に、付箋のようにいつの間にか剥がれてしまいどこかに行ってしまった、なんてこともありません。付箋の色も6色選べ、表示が邪魔だと思ったら半透明にしたり最小化したりもできます。テキストへの書き出しもできるため、汎用性が高いです。
付箋アプリはWindowsでも搭載されているため(「Sticky Notes」、もしくは「付箋」)、付箋を頻繁に使うWebライターは、取り入れてみてはいかがでしょうか。

レギュレーションミスをしたからもうダメだ…と落ち込みすぎないように

付箋が貼ってあるPC

Webライターの中には、レギュレーションを何度も見落としてしまい「自分はダメだ」と落ち込んでしまう人も少なくありません。たしかに、Webライターにとってレギュレーションの遵守は基本中の基本。しかし人間であれば、ミスをしてしまうこともあるでしょう。
「レギュレーションは見落としても大丈夫」というわけではありませんが、守れない自分を必要以上に責めてしまわないように注意をしてください。落ち込みすぎるとWebライティングそのものも嫌になってしまいますし、適切な改善ができないかもしれません。

大切なのは自分なりに工夫をしてレギュレーション管理方法を構築し、できるだけ機械的にミスをなくすこと。根性論ではどうにもならないこともあるため、「次こそは集中してチェックするぞ!」と意気込むだけではなく、どんなコンディションでもミスをしない仕組みづくりを心がけましょう。ご紹介したチェックリストでの管理方法やツールが合いそうであれば、ぜひ取り入れてみてください。