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オンラインの課題とは?Slackを駆使して遠隔でもコミュニケーションを活性化

在宅ワーク、リモートワーク、ノマドワークなど、2020年新型コロナウイルスの影響により働き方が多様化し、特に「場所」に捉われない働き方が大きく進歩しました。同時に「遠隔になった途端、チームのコミュニケーションがうまくいかなくなった…」という人も増えたのではないでしょうか。この記事ではオンラインでもコミュニケーションを活性化させたい!という人に向けてとっても便利なツール”Slack”と、その活性化方法をお伝えします。

オフラインだと何がネック?オフラインとオンラインの会話の違い

これまで、特に気にとめていなかった「コミュニケーション」。朝の「おはようございます」から夕方の「お疲れ様です」。何気ない会話のようで、実はすごく重要だったことが在宅ワーク・リモートワークになった今、身に染みますよね。オフラインとオンラインの会話は何が異なるのでしょうか?

オフラインの会話の特徴

オフラインのコミュニケーションの場合、「言葉以外」の情報も取り入れて行われます。例えば話し手は話しかけるタイミングや理解度を視覚的に判断し、同様に聞き手も話し手の話すスピード、表情、ジェスチャーなどを聴覚的、視覚的に受け取りながらコミュニケーションをとっていました。

さらに、必要な会話に雑談も交えていたと思います。「なんだか、嬉しそうだね」と相手へ話を振ったり「聞いてよ。さっきさ〜」などと軽い愚痴をこぼしたり、言葉のキャッチボールがオフラインでは自然と行われていました。

オンラインの会話のあるある

さて、これら会話がオンラインへ移った場合どうでしょう?これまではオンラインコミュニケーションツールといえばメール、またはHangoutやメッセンジャーなどが活用されていましたが、これらは主に「連絡」をする手段でした。

多くの場合、「連絡」は必要な情報だけに絞ります。「必要な情報を手短に伝える」が基礎だと教わった人もいるでしょう。オンラインのコミュニケーションでは、視覚情報・聴覚的情報が失われ、「雑談」などの会話も削ぎ落とされます。

結果、送り手の意図とは全く異なる受け取り方をされてしまった、なんていうのは「あるある」ですよね。そんなつもりはなくても、「怒っている」「言い方が強い」と思われたり、逆に送った文面が理解されずイライラしたりなど、仕事に不必要な感情が生まれがちです。
つまり、在宅やリモートワークになった途端「コミュニケーションがうまくいかなくなった」原因は、今まで同じ場所にいたことで補われていた情報が全て失われ、文面以外の情報を得られない状況で会話をしているためです。

会話なしにチームビルディングはできない

クライアントの要望に応えるためには、「チーム」として成果を出さなければなりません。チーム戦である必要がなければ、全て外注や委託で間に合うはずです。これまで出せていた成果がコミュニケーション不足が原因で出せない……なんて悔しいですよね?

チームがチームとして成り立つためには、言葉のキャッチボールが欠かせません。在宅などにより会話がオンラインに移ったのであれば、オンラインコミュニケーションツールを導入すればいいのです。

チームコミュニケーションツールSlackとは

Slackとは、メッセージをやりとりするツールです。Hangoutやメッセンジャーのように、主に一対一で会話を行うアプリとは違い、大勢、それこそチームで会話をすることに優れています。
Slackにはワークスペースといういわゆるプロジェクトチームのページがありますが、ページの中には様々な機能があり、オンラインの会話を充実させてくれます。
Slackの基礎的な機能を正しく使用することでチームコミュニケーションの質は二段、三段と上がるのでしっかりおさえておきましょう。

チャンネル機能

まず、スラックワークスペースの中には「チャンネル」という機能があります。例えばイベント開催に向けたチームであれば、タスクとして「コンテンツ」「広報」「当日運営」などに細分化できますが、それぞれの「部屋」を作ることが「チャンネル」機能の役割です。

基本的にタスクに紐付いている会話は、チャンネル内で行います。(「コンテンツ」の話を「広報」のチャンネルではしないといった感じです。)Hangoutやメッセンジャーの場合、全ての会話が同じ画面上で行われ混乱したという経験があると思いますが、部屋別で会話が行われることでオンライン上でも会話がすっきりします。

投稿・コメント・スタンプ機能

さて、それぞれのチャンネル内には3つのベーシック機能があります。それらは「投稿」「コメント」「スタンプ」です。

「投稿」が会話の主題で、主題に対する返事が「コメント」となります。例えば主題が「今月の記事についての確認。(1) 〇〇 (2) 〇〇 …」であれば (1) (2)などの具体的な確認事項へ、コメント機能を使って返事をすることができます。主題投稿のことを「スレッド」と言いますが、スレッド内で主題のコミュニケーションが完結することで、部屋の中の会話が綺麗に整理されます。
特に言葉で返事する必要がない時は、スタンプを押すことで「メッセージ見たよ」という意思表示をすることも可能です。

「@(アット)」機能

最後に、投稿やコメントが誰宛なのかを明確にする「@(アット)」機能です。メールのアドレスのような役割を果たし、@〇〇の「〇〇」の部分にはメッセージの宛先人が入ります。

@をしっかりつけることで相手にも通知がいくので、メッセージが自分に対して投稿されたことに気づけます。チーム全員宛てにする場合は@channelにし、チャンネルに所属する人全員に対し通知することが可能です。

コミュニケーションを活性化させる方法

冒頭にも書きましたが、「ツール」はあくまでもツールです。もちろんSlackにはオンラインコミュニケーションをスムーズにする様々な機能が備わっていますが、活性化させるためには「仕組み」が欠かせません。ここからはSlackを日常的に使い、10を超えるワークスペースに入っている私が、一番効果的だと感じた仕組みをご紹介します。

チームのSlackルールを作ろう

チームのSlackカルチャーを作る「土台」ともいえるのがチームSlackルールです。一見ルールと聞くと堅苦しく聞こえますが、どちらかといえばチームのSlack使用方針です。これがあるかないかで雰囲気がガラッと変わります。

基本的ルールとして以下2つは必ず取り入れましょう:
(1)誰宛のメッセージなのかわかるように「@」を必ずつける
(2)メッセージを宛てられた人は、必ずコメントかスタンプで「反応する」

びっくりするほど単純ですが、この2つのルールが徹底されていないSlackチャンネルは機能していないことが多いです。オンラインであるからこそ、「誰に宛てているのか」そして「メッセージを見ているか」を明確にしなければ、チーム全体で嫌な雰囲気が漂うので注意してください。逆に徹底されれば、このシンプルなルールで会話のキャッチボールはかなりスムーズになるはずです。

雑談できるチャンネルを作ろう

次に雑談チャンネルです。オフラインの場であれば自然と起きる「雑談」ですが、オンラインの場合そのスペースを作らない限り雑談は起きず堅苦しいワークスペースになりがちです。

おすすめのチャンネルは:
(1)雑談チャンネル
チームが関心ありそうな記事、動画、研修で得た情報など、ざっくばらんに投稿できるチャンネル
(2)メモリーチャンネル
その日、自分が仕事している場所の写真や、チームで久々に集まった時の写真を載せる思い出投稿チャンネル

初めのうちは、リーダーなどが率先して敷居の低いものを投稿するといいでしょう。いずれチームメンバーが「あ、こんなしょうもないこと投稿していいんだ」と察して、続いて投稿してくれるはずです。

オリジナルスタンプを作ろう

Slackではオリジナルスタンプを作ることができます。もちろんデフォルトでインストールされているスタンプの種類も豊富ですが、チームならではのスタンプを作ることで一気に連帯感が生まれます。

もし、チームが多国籍チームであれば各国の言葉で「ありがとう」スタンプを作るのはどうでしょう?またふざけて「天才!」「神対応!」などのスタンプを作ってもいいかもしれません。そのチームでしかウケない、身内ネタであればあるほど、チーム感は増します。

根気よくオンラインで会話しよう

Withコロナの今だけに限らず、Afterコロナもチームがお互いに遠隔な働き方は続くでしょう。そしてオンラインコミュニケーションが主流となっていく時代では、オンラインコミュニケーションのコツを掴んでいるチームこそが成果を出すはずです。

「コツを掴む」というのはこの記事の内容を頭で理解するというよりも「根気よく、色々なことを試してみて掴む」ものだと思います。私も2020年前半、急にSlackのワークスペースが増え、2020年後半になりやっと大事にしなければいけない要素を具体的に掴めた感覚があります。

新しいコミュニケーションカルチャーを築きあげるのは少し時間がかかりますが、出来上がってしまえばオフラインの会話以上に便利なコミュニケーション方法になるはずです。楽しく色々試して、あなたのチームだからこそのSlackワークスペースを是非目指してください。